Punya Rencana Melahirkan di Taiwan? Informasi ini Sangat Penting untuk Kamu!

Studi di luar negeri menjadi tantangan tersendiri yang bisa jadi challenging dan juga menyenangkan, terlebih jika ditemani keluarga. Sosok suami atau istri bisa menjadi dukungan moral paling kuat untuk menyelesaikan studi. Apalagi jika ternyata di perjalanannya mendapatkan bonus kelahiran buah hati. Bahkan bisa jadi hal tersebut menjadi semangat tersendiri untuk berkarya lebih baik lagi. Nah, berikut adalah beberapa informasi krusial yang dirangkum dari pengalaman baru-baru ini dalam proses pengurusan pra, saat, hingga pasca kelahiran buah hati kami di tengah masa studi.

Disclaimer: tulisan ini berisi beberapa informasi tentang proses pra persalinan, saat melahirkan (di Hsinchu Mackay Memorial Hospital), pasca melahirkan, hingga pengurusan dokumen identitas bayi yang dinilai paling singkat dan mudah untuk dilalui. Jika ada pengalaman lain yang mungkin ingin ditambahkan oleh rekan-rekan lainnya sangat dipersilakan untuk memperkaya insight.

Persiapkan Dokumen Penting dari Indonesia

Dokumen yang dimaksud adalah beberapa dokumen krusial yang melekat ke diri kalian sebagai identitas. Di Taiwan sendiri dokumen-dokumen penting tersebut diantaranya:

1. Paspor
2. Alien Resident Certificate/ARC (berbentuk kartu seperti KTP)
3. National Health Insurance (NHI)
4. Surat nikah yang sudah dilegalisir dari Kementerian Agama dan Kementerian Luar Negeri RI, dan disahkan oleh Taiwan Economic and Trade Office (TETO).

Empat dokumen tersebut krusial untuk urusan melahirkan dan mengurus dokumen-dokumen identitas bayi kalian nantinya. Jadi pastikan jika kalian berkeluarga, atau baru menikah, dan berangkat ke Taiwan baik untuk studi maupun bekerja, persiapkan dokumen-dokumen tersebut. Untuk pengurusan paspor, ARC, dan NHI sepertinya tidak perlu dibahas di sini, karena secara default kalian akan bisa mencari infonya dengan mudah. Akan tetapi untuk dokumen keempat, alangkah baiknya jika kalian punya waktu diurus sendiri. Datang langsung ke notaris, lalu lanjut ke kementerian-kementerian terkait untuk legalisasi dan dibawa sendiri ke TETO (baik Jakarta maupun Surabaya). Jika kalian melakukan semuanya sendiri saat di Indonesia, pastikan kalian punya waktu sekitar 2-3 pekan untuk mengurus legalisir surat nikah tersebut. Langkah ini hampir minim biaya, hanya mungkin biaya notaris, perjalanan, dan juga biaya administrasi.

Jika kalian tergolong manusia sibuk, tidak punya banyak waktu luang untuk mengurus semuanya sendiri. Tenang, sekarang banyak sekali agen-agen yang menyediakan layanan bantuan legalisir dokumen untuk ke Taiwan. Salah satunya adalah Taiwan Education Center (TEC) Indonesia. Di bio instagram mereka TEC mencantumkan tautan berikut, sebagai list layanan apa saja yang mereka tawarkan. Untuk biaya yang dikeluarkan bervariasi di tiap tahunnya, tapi dengan persiapan budget sekitar IDR 2 juta, inshaAllah sudah lebih dari cukup untuk mendapatkan layanan all in dari kirim dokumen ke kantor TEC, pengurusan notaris, legalisir kementerian, dan juga pengesahan TETO, bahkan sampai dokumen kembali ke tangan kalian lagi.

Cari Informasi tentang Dokter dan Rumah Sakit untuk Konsultasi Hingga Melahirkan

Pemilihan ini cukup tricky, mengingat Taiwan bukan merupakan English speaking country jadi meski dokter rata-rata bisa berbahasa Inggris, tapi tidak semuanya fluent. Jadi pastikan kalian cari tahu informasi dokter-dokter yang recommended dari rekan-rekan kalian yang berpengalaman melahirkan di Taiwan sebelumnya. Baru setelah kalian mendapatkan rekomendasi dokter, artinya kalian juga sekaligus memilih rumah sakit tempat dokter tersebut bekerja sebagai tempat konsultasi hingga persalinan. Pindah-pindah dokter kandungan bisa saja dilakukan, akan tetapi sangat disarankan tetapkan satu dokter kandungan ketika usia janin maksimal 2-3 bulan. Karena di bulan-bulan setelahnya pemantauan intensif dan tes-tes berkala pralahir dilakukan. Secara berurutan kontrol beserta tes yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Kontrol bulanan (termasuk di dalamnya ada tes rutin untuk urin dan USG biasa)
2. Down syndrome test
3. Pengecekan organ janin dengan USG khusus
4. Tes gula darah ibu hamil
5. Vaksin DPT untuk ibu hamil
6. Pengecekan ketersediaan ketuban
7. Group B streptococcus (GBS) test untuk pengecekan bakteri

Untuk nomor 1 biasanya dilakukan tiap 4 pekan sekali hingga 7 bulan, akan menjadi 2 pekan sekali setelah masuk bulan ke-8, dan setiap pekan jika memasuki bulan ke-9 hingga estimasi tanggal kelahiran. Biaya yang dikeluarkan untuk proses ini adalah NTD 390 jika kalian belum memiliki buku pedoman ibu hamil (mom book). Buku ini akan didapatkan jika di dalam rahim sudah dideteksi adanya janin. Lalu, untuk tiap kontrol bulanan pasca punya mom book dikenakan biaya sekitar NTD 120-155 per sesi kontrol. Down syndrome test biayanya NTD 2350, vaksin DPT biayanya NTD 2430, dan untuk GBS test kalian harus mengeluarkan biaya sebesar NTD 600. Untuk nomor 2, 5, dan 7 tidak ditanggung oleh NHI, sehingga biaya yang harus dibayar relatif lebih mahal. Akan tetapi jika ditotal biaya yang kita bayar secara keseluruhan hanya sekitar 50 % dari total biaya jika tanpa NHI.

Dan untuk menjelang kelahiran, dokumen yang wajib kalian persiapkan masih sama yaitu surat nikah yang sudah disahkan oleh TETO (copy dan asli), paspor ayah-ibu (copy dan asli) dan ARC ayah-ibu, juga NHI ibu. Mengapa harus menunjukkan surat nikah? Karena jika kalian tidak berhasil menunjukkan surat nikah, maka di surat keterangan lahir anak dari rumah sakit (aturannya sama di seantero Taiwan) hanya akan mencantumkan nama ibu sebagai orang tua yang sah. Serta persiapan biaya standar persalinan normal sekitar NTD 7-8 ribu. Biaya tersebut sudah termasuk fee dokter, perawat, kamar tunggu bersalin beserta cairan induksi, ruang operasi saat melahirkan, ruang bersama untuk bayi pasca dilahirkan, dan juga screening wajib untuk bayi sebelum bisa dibawa pulang. Screening yang dimaksud berupa penggalian informasi fungsi pendengaran, penglihatan, pernapasan, organ-organ penting, kelengkapan anggota tubuh, dll. Oh iya, biaya di atas adalah biaya standar jika kalian lahir normal dan tanpa menggunakan injeksi penghilang rasa sakit (biasanya bermerek dagang epidural). Jika kalian memerlukannya, biayanya tinggal ditambah NTD 10-18 ribu (bervariasi untuk tiap rumah sakit), karena epidural tidak ditanggung oleh NHI. Tentunya jika kalian melahirkan dengan operasi biayanya akan jauh lebih besar lagi.

Mengurus Surat Lahir Bayi dari Rumah Sakit

Berdasarkan informasi dari kantor imigrasi, setelah dilahirkan, bayi memiliki waktu maksimum 30 hari tanpa identitas resmi. Oleh karena itu, lebih baik masing-masing 2-3 copy surat keterangan lahir (versi English dan Chinese) wajib diurus di 5 hari pasca kelahiran bayi, saat ibu masih dirawat inap untuk pemulihan. Waktu pengurusan surat lahir ini adalah 2-3 hari kerja. Dokumen untuk pengurusannya sudah jelas kan ya apa saja? Coba dibaca lagi paragraf di atas. Harapannya saat kalian pulang dari rumah sakit surat keterangan lahir langsung bisa dibawa pulang untuk dilakukan proses selanjutnya.

Legalisir Surat Lahir ke Notaris Umum Taiwan

Hal ini perlu dilakukan untuk setiap dokumen berbahasa Inggris yang dikeluarkan oleh tiap lembaga resmi di Taiwan, agar memiliki kekuatan hukum. Untuk melakukannya kalian tinggal datang ke Public Notary (公證人) di kota kalian masing-masing dengan membawa dokumen berbahasa Inggris yang ingin dilegalisir. Untuk area Hsinchu City, kalian bisa langsung menuju ke tautan Google Maps ini. Bahasa Inggris notarisnya cukup bagus dan informasi yang disampaikan mudah dimengerti. Biaya yang kalian keluarkan untuk satu dokumen adalah sekitar NTD 800-1300 (harga sama untuk maksimum 4 copy), waktu yang dibutuhkan antara 1 jam saja (bisa ditunggu) atau 3 hari kerja, tergantung antrean dan availability dari notarisnya.

Mengurus ARC Sementara untuk Bayi

Dokumen yang diperlukan:

1. Surat Lahir dari Rumah Sakit, in Chinese (copy dan asli)
2. Foto bayi latar belakang putih, dengan ukuran memenuhi standar 4.5 x 3.5 cm (klik tautan ini untuk ketentuan lebih lanjut)
3. ARC ayah dan ibu (copy dan asli)
4. Paspor ayah dan ibu (copy dan asli)
5. Surat nikah ayah dan ibu yang sudah disahkan oleh TETO (copy dan asli)
6. Formulir untuk apply ARC (format terbaru yang berlaku sejak 1 Agustus 2022 bisa diunduh di sini)

Selanjutnya kalian hanya tinggal pergi ke kantor imigrasi (kata kunci pencarian di Google Maps: National Immigration Agency) yang ada di kota kalian masing-masing, dan menyerahkan dokumen-dokumen tersebut. Biaya yang dibutuhkan akan sama dengan biaya pendaftaran ARC seperti biasanya, yaitu NTD 1000 untuk durasi maksimum 1 tahun. Akan tetapi, untuk ARC sementara bayi biasanya akan di-expired-kan sama dengan tanggal masa berlaku ayah dan ibunya (jika ibunya dependent ke ayahnya). ARC sementara akan jadi pada 10 hari kerja pasca pengajuan.

Pembuatan NHI untuk Bayi

Cukup dengan membawa ARC sementara milik bayi (asli, nantinya di-scan), Surat Lahir dari Rumah Sakit in Chinese (copy dan asli), ARC ayah/ibu (asli, hanya ditunjukkan), foto bayi latar belakang putih dengan ukuran memenuhi standar 4.5 x 3.5 cm (ini pun akan dikembalikan, karena hanya di-scan), dan biaya awal pendaftaran NHI, kalian hanya perlu datang ke kantor NHI terdekat di kota masing-masing. Kalau di Hsinchu city, kalian bisa menuju ke tautan Google Maps ini. Oh iya, tak jarang ayah atau ibunya juga akan ditanya buku tabungan dan stempel Chinese name untuk keperluan administrasi. Jadi lebih baik dibawa saja untuk berjaga-jaga.

Proses ini akan jauh lebih mudah jika ternyata kalian (ayah atau ibunya) adalah mahasiswa di salah satu kampus di Taiwan. Kalian hanya tinggal menghubungi Office of International Affairs (OIA) kampus kalian, sambil membawa ARC sementara milik bayi (copy dan asli). Minta informasi untuk menguruskan NHI dependent untuk bayi kalian, dan kurang dari 10 menit kalian sudah mendapatkan surat yang digunakan untuk membayar pendaftaran NHI sebesar kurang lebih NTD 850 untuk satu bulan (akan tetapi di pembayaran awal ini biasanya akan diakumulasi ke beberapa bulan tertentu). Misal anak kalian lahir di bulan Mei, maka pendaftaran awal NHI akan diakumulasi langsung ke Mei-Agustus, atau sekitar NTD 3400. Pasca bayar, kalian akan dapat receipt dan surat berbahasa Mandarin yang wajib kalian bawa ke kantor NHI. Jadi di kantor NHI kalian hanya perlu menunjukkan ARC sementara bayi, foto latar belakang putih, ARC ayah/ibu, dan surat dari OIA. Kurang dari 15 menit NHI bayi kalian akan jadi.

Passport for Baby

Nah, setelah segala dokumen penting dari sudut pandang pemerintah Taiwan (ARC dan NHI) selesai, yang selanjutnya wajib dilakukan adalah pengurusan paspor. Sebelum datang ke KDEI Taipei lantai 2 (bagian imigrasi dan endorsement), kalian wajib mengisi beberapa informasi di Pendaftaran Antrean Paspor Online (berlaku sejak awal pandemi hingga sekarang). Di dalam pengisian formulir ini, kalian bisa memasukkan 99999999 sebagai nomor paspor bayi kalian, begitu pula saat pembayaran biaya di ChangHwa bank. Setelah mendapat nomor antrean di tanggal yang kalian pilih, silakan persiapkan dokumen berikut:

1. Surat Lahir dari Rumah Sakit, in English (copy dan asli)
2. ARC sementara milik bayi (copy dan asli)
3. Formulir pendaftaran yang sudah diisi (untuk soft copy bisa ditemukan di sini)
4. Bukti pembayaran di Bank ChangHwa (biaya yang harus dibayar: NTD 800 + bank admin fee: NTD 10)
5. ARC ayah dan ibu (copy dan asli)
6. Paspor ayah dan ibu (copy dan asli)
7. Surat nikah ayah dan ibu yang sudah disahkan oleh TETO (copy dan asli)

Oh iya, untuk dokumen nomor 1 sebelum diserahkan ke loket pengurusan paspor, pastikan kalian larikan dulu ke loket endorsement dengan menunjukkan dokumen-dokumen di atas. Biasanya tidak diminta, hanya ditunjukkan saja. Untuk selanjutnya surat lahir berbahasa Inggris (copy-nya) akan diberikan penanda legalisasi & endorsement khas KDEI Taipei berupa sticker bertanda tangan petugas KDEI Taipei di atas penanda notaris serta lubang-lubang kecil berbentuk “KDEI” di sisi dokumen seperti berikut:

Proses endorsement tersebut hanya perlu ditunggu 10 menit. Setelah jadi, kalian bisa langsung menuju bagian informasi untuk meminta map pengurusan paspor, meminta pengecekan dokumen kepada petugas, dan selanjutnya mengambil nomor antrean (di tanggal dan jam jadwal bayi kalian harus melakukan foto untuk paspor). Oh iya, jika kalian mengharapkan untuk paspor dikirimkan ke alamat kalian, jangan lupa membeli amplop heimao di convenient store (biasanya 7-11). Selanjutnya minta bantuan ke security yang berjaga di sana untuk menuliskan alamat kalian (jika kalian tidak bisa menulis alamat dalam karakter Chinese (traditional) secara mandiri). Isi surat pernyataan bahwa ingin mengirim paspor ke alamat tersebut, dan isikan kode nomor amplop di surat pernyataan tersebut. Serahkan semua dokumen dan amplop heimao ke loket pendaftaran paspor ketika nomor kalian sudah dipanggil, dan tunggu giliran foto. Durasi paspor tiba di alamat kalian adalah sekitar 10-14 hari kerja.

Melakukan Pemutakhiran Informasi di ARC

Ketika paspor sudah jadi, kini giliran kita melakukan update informasi di ARC bayi kalian. Akan tetapi, untuk pemutakhiran bisa juga dilakukan sekaligus dengan perpanjangan ARC, agar sekali jalan. Dokumen persyaratannya sama persis seperti pembuatan ARC sementara, hanya saja surat lahir dari rumah sakit, ARC ayah dan ibu, paspor ayah dan ibu, dan surat nikah ayah dan ibu tidak perlu disertakan lagi. Diganti dengan ARC sementara milik bayi (copy dan asli) dan paspor milik bayi (copy dan asli). Jika pemutakhiran ARC dilakukan sebelum masa berlaku habis, tidak akan dikenakan biaya apapun. Akan tetapi, jika pemutakhiran dilakukan sekaligus dengan perpanjangan, maka biayanya akan sama, yaitu NTD 1000 untuk masa berlaku maksimal 1 tahun.

Terakhir, Meminta Surat Keterangan Lahir dari KDEI Taipei

Nah, setelah pemutakhiran ARC selesai, sebenarnya tidak ada lagi yang perlu dilakukan untuk melengkapi informasi identitas bayi untuk sudut pandang pemerintah Taiwan. Akan tetapi, untuk keperluan pembuatan Akta Kelahiran di Dirjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil), Kemendagri RI, serta melakukan input data Kartu Keluarga di Indonesia, Surat Keterangan Lahir khusus dari KDEI Taipei sangat diperlukan sebagai dokumen penguat.

Cara pendaftarannya bisa langsung mengisi formulir di tautan https://kdei-taipei.org/sklahir dan mengikuti petunjuk di sana, serta mengonfirmasi kebutuhan surat tersebut ke nomor WA +886926089323 (Ibu Titin Nurdiansyah). Pengurusan dokumen ini tanpa biaya, alias gratis jika diambil langsung ke KDEI Taipei. Selain itu, kalian juga bisa request untuk dokumen tersebut dikirimkan via 7-11 dengan membayar ongkos kirim sebesar NTD 60 (sistem cash on delivery).

Selanjutnya, selamat mengurus dokumen di Indonesia…

Untuk prosedur ini silakan langsung berkonsultasi ke Kelurahan/Desa, Kecamatan, dan Dukcapil masing-masing kota kalian di Indonesia. Karena terkadang prosedurnya tidak bisa dijadikan acuan antara satu daerah dengan daerah lain, meski ‘katanya’ sudah reformasi birokrasi. Jadi, lebih baik cari tahu prosedurnya secara mandiri ya. Selamat mencoba…