Mengurus Schengen Visa (Belgia) dari Indonesia

Mungkin wise-reader sekalian pernah mampir ke website ini dan menemukan artikel tentang Mengurus Schengen Visa dari Taiwan. Artikel sebelumnya berisi langkah-langkah pengurusan working visa Belgia dari Taiwan. Nah, kali ini kami akan membagikan beberapa tips dan step-by-step untuk mengurus Family Reunion Visa Belgia dari Indonesia. Yuk disimak!

Informasi umum

Ada beberapa jenis family reunion visa Belgia yang bisa di-apply dari berbagai negara. Setidaknya empat jenis ini yang paling umum:

• Family reunion with Adult Belgian citizen
• Family reunion with Minor Belgian citizen
• Family reunion with non EU-national
• Family reunion with EU-citizen residing in Belgium

Tanpa perlu dijelaskan lebih lanjut wise-reader sekalian bisa langsung menuju ke laman web milik https://indonesia.diplomatie.belgium.be/ dan mengunduh berbagai macam persyaratan visa yang dibutuhkan. Termasuk di dalamnya ada visa untuk pekerja dan mahasiswa juga lho!

Nah, yang akan kami jelaskan kali ini adalah visa jenis family reunion with non EU-national. Karena memang ceritanya ingin menyusul suami yang lebih dahulu berangkat ke sana untuk bekerja, dan dia statusnya masih Warga Negara Indonesia (WNI). Berikut adalah list persyaratan dokumen minimum yang (setidaknya) dibutuhkan dan harus dilengkapi.

Catatan penting

Sebagai catatan, yang paling penting perlu diperhatikan adalah hal-hal berikut ini:

1. Semua dokumen asli yang disyaratkan harus dilampirkan ke dalam berkas.
2. Jika diminta copy-nya, maka wajib dicetak di kertas A4.
3. Paspor akan ditahan oleh pihak Kedutaan Besar Kerajaan Belgia (Embassy of the Kingdom of Belgium) di Jakarta selama proses pengurusan family reunion visa.
4. Dokumen yang tidak berbahasa Belanda, Prancis, Jerman, dan Inggris wajib diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah (sworn translator) ke salah satu dari empat bahasa tersebut.
5. Yang paling penting lagi: pihak Kedutaan Besar Kerajaan Belgia berhak meminta dokumen tambahan dan harus dilampirkan jika diperlukan.
6. Pengurusan visa baru diperhitungkan untuk diproses ketika semua dokumen minimum yang dibutuhkan lengkap.
7. Pengurusan visa bisa berlangsung kurang dari 3 bulan hingga maksimum 9 bulan (atau ditolak).
8. Dokumen-dokumen asli nantinya akan dikembalikan bersamaan dengan paspor yang telah mendapatkan stiker visa dan stempel basah dari Kedutaan Besar Kerajaan Belgia.

Beberapa pengalaman penting

Pengalaman dari teman

Untuk list di atas, mengapa waktunya dibagi menjadi range waktu yang panjang? Hal itu sebenarnya tidak disebutkan secara eksplisit dari informasi yang ada di laman web Kedutaan Besar Kerajaan Belgia. Kami memberikan informasi tersebut berdasarkan pengalaman-pengalaman yang dihimpun ketika pengajuan family reunion visa. Ada kalanya istri (dan juga anak) bisa langsung mendaftarkan family reunion visa bersamaan dengan pendaftaran working visa suami, dan output-nya hanya kurun waktu sekitar 3 bulan visa keluar bersamaan. Ada juga cerita lain yang suaminya sudah berangkat ke Belgia duluan, akan tetapi istrinya baru mendaftar family reunion visa pasca 3 bulan penerbitan working visa suami tapi belum genap 6 bulan. Alhasil, tidak perlu melampirkan slip gaji 6 bulan pertama, dan visa istrinya bisa keluar kurang dari 6 bulan juga.

Yang kami rasakan

Nah, yang kami alami adalah pengalaman ketiga, yaitu suami belum genap 6 bulan bekerja, tapi penerbitan working visa-nya sudah >6 bulan. Berikut timeline-nya:

• Mei 2024: Awal Mei 2024 kami melengkapi semua berkas dan melakukan pendaftaran ke Kedutaan Besar Kerajaan Belgia, setelah sebelumnya mendaftar slot waktu di tautan ini. Atau klik e-Appointment di laman berikut: https://indonesia.diplomatie.belgium.be/en/consular-services.
• Juni 2024: Mendapatkan feedback untuk menambahkan berkas slip gaji suami hingga 6 bulan, padahal sebelumnya slip gaji di 5 bulan pertama sudah dilampirkan.
• Juli 2024: Kembali kami melampirkan tambahan dokumen yang diminta (karena slip gaji suami baru keluar di akhir bulan ke-6, yaitu bulan Juni 2024). Baru di tanggal 9 Juli 2024 kami mendapatkan nomor resi pendaftaran dan visa mulai diproses.
• Agustus 2024: Pemantauan dari website https://dofi.ibz.be/ dokumen untuk visa kami baru “tiba” di Brussels pada tanggal 28 Agustus 2024.

Tambahan dokumen diminta tiba-tiba

• Desember 2024: Masih melalui pemantauan di laman web DOFI IBZ di atas, visa untuk istri sudah selesai. Akan tetapi, tepat di tanggal 22 Desember 2024 pihak Brussels melalui Kedutaan Besar Kerajaan Belgia di Jakarta meminta tambahan dokumen untuk anak kami^*).
• Januari 2025: Setelah melalui perjalanan panjang Indonesia-Taiwan-Indonesia, akhirnya dokumen berhasil diserahkan ke Kedutaan Besar Kerajaan Belgia di Jakarta pada sekitar 20 Januari 2025.
• Februari 2025: Lagi-lagi melalui pemantauan dari laman web DOFI IBZ di atas, permohonan visa kami dinyatakan “diterima”. Hanya saja, untuk proses pembubuhan stiker dan stempel di paspor, kami wajib membeli tiket ke Belgia (atau negara Schengen manapun sebagai pintu masuk ke Eropa) terlebih dahulu. Baru setelah kami melampirkan tiket ke Kedutaan Besar Kerajaan Belgia di Jakarta, proses pembubuhan stiker dan stempel di paspor dimulai dan pekan pertama Februari 2025 paspor kami bisa diambil. Tentunya beserta berkas-berkas asli yang kami lampirkan sebelumnya.

^*)Dokumen yang dimaksud adalah akta kelahiran asli anak kami. Meskipun akta kelahiran anak kami sudah diurus ke Dukcapil di Indonesia dan sudah berbahasa Inggris, akan tetapi karena tempat lahirnya di Taiwan, maka kami harus melengkapi tambahan berkas. Yang diminta oleh pihak Brussels melalui Kedutaan Besar Kerajaan Belgia di Jakarta adalah akta lahir asli dari Taiwan (dari RS Mackay Memorial Hospital) yang sudah dilegalisasi notaris di Taiwan, lalu disahkan oleh Bureau of Consular Affairs, Ministry of Foreign Affairs di Taiwan, dan terakhir dilegalisasi oleh Belgian Office Taipei.

Pelajarannya: kalau punya anak lahir di luar Indonesia dan punya rencana #KaburAjaDulu atau #KaburAjaTerus pindah negara lain lagi, selalu pastikan segala proses pengesahan dan legalisasi akta lahirnya diselesaikan sebelum keluar dari negara sebelumnya. Agar tidak bingung dan riweuh di kemudian hari.

Biaya yang dibutuhkan

Gambaran biaya ini tergantung dari rute mana dan proses apa yang harus dilalui. Akan tetapi, setidaknya ancang-ancang biayanya (dalam IDR) yang harus disediakan adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan SKCK: @30K
2. Apostille SKCK: 750K
3. Legalisasi buku nikah di Kemenag RI: 200K-300K
4. Terjemahan buku nikah bahasa Belanda (4 halaman): 1250K
5. Apostille buku nikah & terjemahan: 1300K
6. Meterai tempel/e-meterai: @10-11K
7. Apostille Terjemahan Kartu Keluarga: 750K
8. Apostille Akta Lahir istri: 750K
9. Apostille Akta Lahir anak: 750K
10. Biaya terjemahan per dokumen (tergantung penyedia jasa): 300K-500K per halaman
11. Biaya medical check up lengkap: @2000K
12. Handling fee dan contribution fee dari Kedutaan Besar Kerajaan Belgia untuk pengurusan visa istri-anak sekaligus: kisaran 10000K-11000K (tergantung kurs EUR ke IDR)
13. Ada kemungkinan kalau mau pakai jasa orang, bisa siapkan: 3000K-5000K tergantung agen (hasil survey)
14. Kalau ada tambahan dokumen semacam ^*) di atas: 3000K-4000K (sudah termasuk biaya keseluruhan proses dan kirim-kirim dokumen Indonesia-Taiwan-Indonesia, termasuk biaya palak tebus dokumen masuk dari Bea Cukai Indonesia)
15. Untuk biaya transportasi dan lain-lain, silakan disesuaikan sendiri dengan kondisi masing-masing.

Penutup

Oh iya, syarat untuk pembuatan SKCK juga tidak kalah challenging. Selain harus membayar biaya, untuk urusan ke luar negeri, syarat mendapatkan SKCK juga harus dapat surat pengantar dari RT/RW, Kelurahan, Polsek, dan Polres. Lalu membuat surat pernyataan “dapat izin orang tua/keluarga untuk ikut suami ke luar negeri”, memiliki BPJS Kesehatan (atau Kartu Indonesia Sehat bagi yang menggunakan), pas foto, hosting agreement dari kantor suami, kontrak kerja suami, surat kontrak/kepemilikan rumah/apartemen di negara tujuan, dan karena domisili KTP kami di salah satu kota di Jawa Timur, maka kami harus menuju ke Polda Jawa Timur di Surabaya untuk mengurus SKCK. Alur dan checkpoint-nya tergantung masing-masing wilayah tempat tinggal.

Intinya, pengurusan visa menuju ke luar negeri kalau dari Indonesia itu cenderung tidak mudah dan tidak murah. Jika memang tekad sudah bulat untuk #KaburAjaDulu atau #KaburAjaTerus, persiapannya harus dimulai jauh-jauh hari. Tentunya dengan perencanaan yang matang, diskusi dengan suami, keluarga di Indonesia, dll. Kalau niatnya adalah untuk hal-hal positif, inshaAllah akan menemukan jalan keberkahan, bagaimanapun caranya.

Semoga bermanfaat!